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随着视频通讯技术的发展及应用，高质量的昆明视频会议系统已逐渐成为人类社会经济生活中不可缺少的一部分，尤其是那些信息化建设程度较高的企业、晸府和事业单位，其分布范围广，但是又要求实现各分支机构之间的协同与合作，，高质量的昆明视频会议系统可以充分加强系统内各分支机构之间的交流与合作。通过云南视频会议系统工程方案，可以满足相互间业务交流沟通、会商及业务培训非常频繁，因此需建立一套远程多媒体视频通信系统，以满足用户系统内的日常会议、业务会议和多媒体沟通等需求，以提高云南视频会议系统内部的交流和沟通，以提高日常工作效率。视频会议系统实现各个会场与主会场之间、以及各个会场之间的音视频和数据的实时交互，并可方便地进行数据处理。
另外，通常的自动装置不能接受、分析和感知各种看得见、听得着的形象、声音的组合以及外界其它的情况.。为扩大信息通道，就必须给自动装置安上能够以机械方式模拟各种感觉的精确的送音器，即文字、声音、物体识别装置。可喜的是，近几年计算机及多媒体技术的迅速发展，为智能控制在这一方面的发展提供了物质上的准备，使昆明智能会议系统智能控制变成了多方位“立体”的控制系统。
中型云南会议系统可支持多点视频会议，具有远程会议功能。配备同声传译系统和红外无线旁听系统。中型云南会议系统在视频设计方面选择大屏幕投影显示为主，设置一台多功能的液晶显示屏，显示视频信号及电脑图形，设置可自动跟踪发言人的彩色摄像机，辅助显示用液晶或等离子显视器，收看远程和本地的各种视频信号，对会场实况监控和实时地记录存档。也可以对灯光系统进行调控。
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中控功能：云南无纸化会议系统支持统一升降控制、统一关机。也可操作接入中控的设备；文档推送：可以把文档推送给任意参会人员；语音字幕显示：发言时会议终端液晶屏显示中英文，支持发言角色分离及后台修改和打印；附加增强版功能：外接电脑演示支持；支持外接PC电脑；外接PC电脑可以共享桌面到每个无纸化终端；外接PC电脑可以共享桌面到投影仪；只需外接电脑连入无纸化系统的局域网并运行配套的绿色软件即可。云南无纸化会议系统特殊功能编辑；管理与设置：无纸化会议系统管理端拥有丰富的管理与设置功能，包括设备管理、座位编辑、考勤管理与背景设置等功能。
昆明无纸化会议系统系统拓扑结构简单，所有同步数据、文稿、视频统一走局域网，实现了纯数字纯网线的组网连接，极大降低了施工复杂度，提高了系统稳定性和可维护性。昆明无纸化会议系统控制主机可以输出一路VGA到大屏幕或投影仪，用于输出同步文稿、同步电子白板、同步视频。控制主机还可以输出一路RS232用于控制所有升降器的统一升降。
分别对会议室座位、终端设备及会议考勤等进行管理与设置；设备管理：可以添加或删除参会平板电脑的Mac地址，编辑席位编号、添加或删除席位等。云南无纸化会议系统支持座位编辑：用于管理会议室参会者的席位排布，与会者名称等信息。考勤管理：可以实时查看全体参会者出席情况，能够看到具体席位的出勤人姓名与签到时间。同时可以将此次会议的出勤情况全部导出。云南无纸化会议系统中的资料管理：会议资料可以进行分级管理，会议助理使用管理端上传资料时可以设置资料使用权限。参会者可自由查看、标注有权限的文档资料。
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